Las organizaciones no gubernamentales seleccionadas para funcionar como equipos regionales de implementación (RIT) para el Fondo de Asociación de Ecosistemas Críticos (CEPF) a partir de 2007 proporcionarán liderazgo estratégico para el programa en cada uno de los hotspots de biodiversidad aprobados para inversión.

Cada RIT estará compuesto por una o más organizaciones de la sociedad civil activas en la conservación de la región. Por ejemplo, un equipo podría ser una asociación de grupos de la sociedad civil o podría ser una organización líder con un plan formal para involucrar a otros a lo largo del proceso de implementación, además de complementar su estructura de supervisión de la implementación, como a través de un comité asesor inclusivo.

El objetivo de los RIT será convertir los planes en el perfil del ecosistema en carteras cohesivas de subvenciones, teniendo en cuenta que estas contribuirán a las metas a largo plazo del CEPF para cada hotspot (o subregión). Los perfiles del ecosistema apoyarán la implementación de la visión a largo plazo del hotspot y el RIT y las organizaciones asociadas desempeñarán un papel clave para convertirse en los administradores a largo plazo de estas visiones a largo plazo.

Los equipos brindarán conocimientos y puntos de vista locales y representarán al CEPF en cada punto crítico. Tendrán la responsabilidad principal de crear una base amplia de grupos de la sociedad civil que trabajen más allá de las fronteras institucionales y políticas para lograr los objetivos descritos en los perfiles de los ecosistemas y cualquier visión de desarrollo y conservación a largo plazo apropiada para la región.

Los equipos operarán de manera transparente y abierta, de acuerdo con la misión del CEPF y todas las disposiciones del Manual Operativo del CEPF.

Las organizaciones que son miembros del RIT no serán elegibles para solicitar otras subvenciones del CEPF dentro del mismo punto de acceso. Se aceptarán solicitudes de afiliados formales de aquellas organizaciones que tengan una junta directiva operativa independiente, y estarán sujetas a una revisión externa adicional.

PERSONAL

Las configuraciones de personal pueden variar considerablemente según el tamaño y la cantidad de países en cada punto de acceso. Como mínimo, se espera que cada RIT tenga dos empleados a tiempo completo (o su equivalente) para desempeñar las funciones de líder del equipo y administrador de pequeñas subvenciones.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

El RIT operará bajo los términos de referencia estándar (TdR) aprobados por el Consejo de Donantes del CEPF. Estos TOR se han perfeccionado varias veces desde que se estableció el CEPF y brindan una descripción completa de las funciones que debe realizar el RIT. 

Hay ocho componentes en los TOR, cada uno con un conjunto de funciones. El RIT puede poner distintos niveles de énfasis en cada función, de acuerdo con el enfoque de la estrategia de inversión y el contexto operativo local.

Componente 1. Coordinar la inversión del CEPF en el hotspot.

Funciones:

  1. Servir como representante técnico de campo del CEPF en relación con grupos de la sociedad civil, beneficiarios, donantes internacionales, gobiernos y agencias del país anfitrión y otros socios potenciales dentro del hotspot.
  2. Asegurar la coordinación y colaboración con los donantes del CEPF, en coordinación con la Secretaría del CEPF y según corresponda en el punto crítico.
  3. Promover la colaboración y la coordinación con otros donantes que invierten en el hotspot y oportunidades para aprovechar los fondos del CEPF con donantes y gobiernos locales e internacionales que invierten en el hotspot.
  4. Involucrar a las partes interesadas en la conservación y el desarrollo para garantizar la colaboración y la coordinación.
  5. Construir asociaciones/redes entre los beneficiarios para lograr los objetivos del perfil del ecosistema.
  6. Responder a las solicitudes de información, viajes, alojamiento de donantes y asistencia a una variedad de eventos para promover el CEPF de la Secretaría del CEPF. 

Componente 2. Apoyar la integración de la biodiversidad en las políticas públicas y prácticas empresariales del sector privado.

Funciones:

  1. Apoyar a la sociedad civil para que se comprometa con el gobierno y el sector privado y comparta sus resultados, recomendaciones y modelos de mejores prácticas.
  2. Involucrarse directamente con socios del sector privado y funcionarios gubernamentales y garantizar su participación en la implementación de estrategias clave.

Componente 3. Comunicar la inversión del CEPF en todo el hotspot.

Funciones:

  1. Con el aporte del Equipo de Comunicaciones de CEPF, desarrollar una estrategia de comunicaciones para la inversión.
  2. Comunicarse regularmente con el CEPF y los socios sobre la cartera a través de reuniones presenciales, llamadas telefónicas, comunicaciones digitales (sitio web, boletín electrónico y/o redes sociales) e informes a eventos, foros y paneles alineados con la estrategia de comunicaciones.
  3. Apoyar a la Secretaría del CEPF para obtener fotografías y videos para usar en los materiales de comunicación, y coordinar con el Equipo de comunicaciones del CEPF para obtener la documentación legal asociada (como las licencias de uso). Trate de proporcionar al menos una imagen de buena calidad para cada proyecto.
  4. Traduce los materiales seleccionados a los idiomas del punto de acceso.
  5. Supervisar la cobertura de los medios e informar y coordinar con prontitud con el director de la subvención y el Equipo de Comunicaciones del CEPF con respecto a cualquier controversia relacionada con los proyectos, beneficiarios o donantes del CEPF y cualquier cobertura de los medios de la controversia.
  6. Preparar una gama de productos de comunicación para garantizar que la información clave proporcionada en los perfiles de los ecosistemas sea accesible para los solicitantes de subvenciones y otras partes interesadas.
  7. Difundir los resultados de la cartera a través de medios múltiples y apropiados en consonancia con la estrategia de comunicación.
  8. Comparta ideas de historias y resultados sólidos, y brinde información y/o asistencia al equipo de comunicaciones del CEPF según sea necesario.
  9. Realizar visitas de intercambio con otros RIT para compartir lecciones y mejores prácticas, en consulta con la Secretaría del CEPF.
  10. En coordinación con la Secretaría del CEPF, asegurar la comunicación con los representantes locales de los donantes del CEPF.

Componente 4. Fortalecer la capacidad de la sociedad civil.

Funciones:

  1. Ayudar a los grupos de la sociedad civil a diseñar proyectos que contribuyan al logro de los objetivos especificados en el perfil del ecosistema y una cartera coherente de subvenciones de apoyo mutuo.
  2. Desarrollar la capacidad institucional de los beneficiarios para garantizar la implementación y la gestión financiera eficientes y efectivas del proyecto.
  3. Desarrollar la capacidad de los beneficiarios, según las necesidades, para cumplir con los estándares ambientales y sociales y la política de género del CEPF.
  4. Promover la colaboración entre la sociedad civil, el gobierno y los actores del sector privado.

Componente 5. Apoyar el proceso de la Secretaría del CEPF para la solicitud y revisión de propuestas para subvenciones grandes (por encima de un monto umbral de entre US$20,000 y US$50,000).

Funciones:

  1. Dar a conocer el contenido del perfil del ecosistema y la información sobre el proceso estandarizado en línea de solicitud de subvenciones grandes del CEPF.
  2. Promover la disponibilidad de fondos a través de anuncios públicos, medios impresos y electrónicos, y eventos de divulgación de solicitantes para publicitar convocatorias individuales de cartas de consulta más allá de su publicación en el sitio web del CEPF.
  3. Con la Secretaría del CEPF, establecer cronogramas para la publicación de solicitudes y adjudicaciones de subvenciones.
  4. Evaluar cartas de consulta.
  5. Facilitar la revisión técnica de las solicitudes, incluidas las revisiones externas (p. ej., a través de paneles de expertos o relaciones entre pares profesionales con personas en campos relevantes).
  6. Ayudar al director de la subvención a obtener revisiones externas de todas las solicitudes superiores a US$250,000.
  7. Comuníquese con los solicitantes durante todo el proceso de solicitud para asegurarse de que estén informados y comprendan completamente el proceso.
  8. Apoyar a la Secretaría del CEPF en la obtención de los documentos técnicos y financieros necesarios para la concesión de una subvención.
  9. Orientar y guiar a los solicitantes en el diseño del proyecto (p. ej., a través de medios electrónicos remotos, en persona, a través de talleres tipo aula sobre la preparación de propuestas).
  10. Revisar los borradores de la propuesta antes de la concesión final de la subvención.
  11. Siguiendo los procedimientos establecidos codificados en el Manual Operativo del CEPF y reflejados en el sistema de solicitud en línea (ConservationGrants), decidir conjuntamente con la Secretaría del CEPF sobre la adjudicación de todas las solicitudes de subvenciones grandes.

Componente 6. Administrar un programa de pequeñas donaciones (hasta un monto límite de entre US$20,000 y US$50,000), de conformidad con el manual operativo del CEPF.

Funciones:

  1. Establecer y coordinar un proceso para solicitar solicitudes de subvenciones pequeñas.
  2. Anunciar la disponibilidad de pequeñas subvenciones del CEPF.
  3. Llevar a cabo la diligencia debida para garantizar la elegibilidad y la capacidad del solicitante para cumplir con los términos de financiamiento del CEPF.
  4. Convocar a un panel de expertos para evaluar las propuestas.
  5. Examinar las solicitudes según los estándares ambientales y sociales de CEPF y brindar orientación a los solicitantes sobre el cumplimiento de los estándares aplicables.
  6. Decidir sobre la concesión de pequeñas subvenciones y gestionar la contratación de estas subvenciones.
  7. Administrar el desembolso de fondos a los beneficiarios.
  8. Garantizar el cumplimiento de las subvenciones pequeñas con los términos de financiación del CEPF.
  9. Desarrollar un plan de monitoreo para la cartera de pequeñas subvenciones para asegurar el alcance, verificar el cumplimiento y apoyar el desarrollo de capacidades.
  10. Supervise, rastree y documente el rendimiento técnico y financiero de las pequeñas subvenciones.
  11. Mantener registros precisos y actualizados, incluidas las herramientas de monitoreo del CEPF, sobre todas las pequeñas subvenciones otorgadas en la base de datos de gestión de subvenciones del CEPF (ConservationGrants).
  12. Abrir una cuenta bancaria dedicada en la que se depositarán los fondos asignados por CEPF para pequeñas subvenciones e informar sobre el estado de la cuenta a lo largo del proyecto.
  13. Asegúrese de que los beneficiarios completen informes de progreso técnicos y financieros periódicos.

Componente 7. Monitorear y evaluar el impacto de las donaciones grandes y pequeñas del CEPF.

Funciones:

  1. Recolectar e informar sobre datos para indicadores a nivel de cartera (de beneficiarios grandes y pequeños) anualmente, ya que se relacionan con el marco lógico en el perfil del ecosistema.
  2. Recopilar e informar sobre datos relevantes para los indicadores de monitoreo global de CEPF, haciendo uso de las herramientas de monitoreo de CEPF y ConservationGrants.
  3. Garantizar la calidad de los datos de rendimiento presentados por los beneficiarios grandes y pequeños.
  4. Verificar la finalización de los productos, entregables e impactos a corto plazo por parte de los beneficiarios, como se describe en sus propuestas.
  5. Apoyar a los beneficiarios para que cumplan con los requisitos para completar las herramientas de seguimiento, incluida la Herramienta de seguimiento de la eficacia de la gestión, la Herramienta de seguimiento de la sociedad civil y la Herramienta de seguimiento de género.
  6. En coordinación con la Secretaría del CEPF, realizar una evaluación intermedia y una evaluación final del progreso de la cartera y ayudar con la preparación del informe.

Componente 8. Apoyar a la Secretaría del CEPF para monitorear la cartera de grandes donaciones y garantizar el cumplimiento de los términos de financiamiento del CEPF.

Funciones:

  1. Apoyar a la Secretaría del CEPF para garantizar que los grandes beneficiarios cumplan con los términos de financiamiento del CEPF, lo que incluye visitar a los beneficiarios según sea necesario para establecer hechos, hacer un seguimiento de las recomendaciones y brindar apoyo y orientación con la gestión financiera y programática.
  2. Brindar apoyo y orientación a los beneficiarios, según sea necesario, para la implementación de las medidas necesarias para cumplir con los estándares ambientales y sociales del CEPF.
  3. Participar en al menos dos misiones de supervisión cada año, que incluyan visitas de la Secretaría del CEPF para monitorear el desempeño financiero y programático del RIT y las subvenciones seleccionadas.

PROCESO DE SELECCIÓN

Los RIT se eligen de forma transparente y competitiva.

A medida que disminuya el número de hotspots elegibles que no han sido el foco de inversión del CEPF, un número creciente de programas del CEPF serán reinversiones en hotspots con un RIT titular. La selección de RIT en puntos críticos donde hay un RIT titular genera preocupaciones adicionales sobre la competitividad y requiere un proceso diferente a la selección de RIT en puntos críticos donde no hay un titular.

Proceso para hotspots donde no hay RIT incumbente

Para los hotspots donde no ha habido una inversión previa por parte del CEPF o donde hubo una inversión previa pero sin un RIT para proporcionar liderazgo estratégico, se utilizará el siguiente proceso para seleccionar el RIT.

La Secretaría del CEPF distribuye ampliamente una convocatoria de expresiones de interés. Esto incluye la distribución directa a todas las partes interesadas que participaron en el proceso de perfilado del ecosistema para el hotspot, publicitando la solicitud de propuestas en el sitio web global del CEPF y en el boletín electrónico del CEPF, y alentando a los socios donantes del CEPF y a organizaciones reconocidas tanto a nivel internacional como interno. el punto de acceso para distribuir el anuncio a través de sus redes regionales.

Todas las organizaciones que presenten una expresión de interés están invitadas a unirse a una conferencia telefónica, en la que la Secretaría del CEPF explica con más detalle el proceso de selección, el papel del RIT y la estrategia de inversión para el hotspot. Posteriormente, a estas organizaciones se les envía una solicitud de propuestas, que detalla la oportunidad que se presenta para liderar la implementación en el hotspot relevante, e incluye los términos de referencia, las instrucciones para la preparación de una propuesta, los criterios de evaluación y una fecha límite para la recepción de propuestas. por la Secretaría del CEPF. También incluye el monto máximo del presupuesto asignado para el RIT en el hotspot y un enlace al perfil del ecosistema en el sitio web del CEPF, www.cepf.net. Para dar tiempo a las organizaciones interesadas a formar consorcios, los solicitantes tienen un mínimo de 10 semanas para preparar propuestas antes de la fecha de cierre.

Los solicitantes deben presentar una propuesta en el formato definido en la solicitud de propuestas. Las propuestas deben incluir una descripción de las capacidades organizativas de los socios principales y subordinados, el enfoque técnico para lograr los productos requeridos por los términos de referencia y el enfoque de gestión propuesto para realizar el trabajo (es decir, despliegue de personal, socios y recursos financieros). ), así como curriculum vitae del personal principal. La solicitud de propuestas también requiere la presentación de un presupuesto plurianual detallado.

La Secretaría analiza y clasifica las solicitudes utilizando un conjunto de criterios de evaluación incluidos en la solicitud de propuestas (ver Anexo 1). También se puede invitar a uno o más revisores externos para que proporcionen información. Para mantener un proceso de selección abierto y objetivo, cualquier ventaja potencial obtenida como resultado de la participación en la creación del perfil del ecosistema del CEPF para el hotspot no se considera como parte de la evaluación.

La Secretaría presenta las solicitudes y su análisis al Grupo de Trabajo del CEPF, que luego hace una recomendación al Consejo de Donantes del CEPF. La selección final es aprobada por el Consejo de Donantes.

Proceso para hotspots con un RIT titular

Para los hotspots donde hubo una inversión previa por parte del CEPF con un RIT implementado, se utilizará el siguiente proceso para seleccionar el RIT.

La Secretaría encarga una evaluación independiente de las lecciones aprendidas en relación con el RIT titular para el hotspot. Esta evaluación considera el desempeño del RIT titular en relación con la geografía del hotspot, la capacidad de la sociedad civil en la región, el presupuesto asignado y el logro de los entregables individuales según lo definido en su acuerdo de subvención con el CEPF. Incluye una revisión del panorama institucional en el hotspot, incluida la identificación de posibles organizaciones competidoras que podrían desempeñar el papel de RIT.

Los resultados de esta evaluación se utilizan para informar una decisión sobre qué modalidad de selección seguir.

Si se cumplen las siguientes condiciones acumulativas, la Secretaría recomienda al Grupo de Trabajo la concesión de una nueva subvención RIT al titular en base a una fuente única:

La evaluación independiente concluye que el titular se ha desempeñado bien; El titular está dispuesto a continuar en el rol de RIT; La revisión del panorama institucional no identifica ninguna organización competidora potencial que esté interesada en desempeñar el papel de RIT; y Continuar con el RIT titular es coherente con la visión a largo plazo del hotspot.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, la Secretaría recomienda al Grupo de Trabajo que el RIT sea seleccionado a través de una competencia abierta, siguiendo un proceso similar al de los hotspots donde no hay titular. El informe de lecciones aprendidas, que forma parte de la evaluación independiente, se pone a disposición de las organizaciones que expresen interés en solicitar la subvención RIT. Esto asegurará que todas las organizaciones solicitantes se beneficien de un nivel comparable de información sobre los éxitos y desafíos de la fase anterior y sobre las lecciones aprendidas, asegurando así un proceso de selección abierto, transparente y competitivo.

Con base en los resultados de la evaluación, la recomendación de la Secretaría especificará si las organizaciones que son miembros del RIT actual serán elegibles para solicitar la nueva subvención del RIT, ya sea solas o como parte de un consorcio.

La Secretaría presenta su recomendación al Grupo de Trabajo para su aprobación con un límite de tiempo y sin objeciones. La recomendación de la Secretaría está respaldada por los resultados de la evaluación independiente, así como por el informe de evaluación final sobre la inversión anterior, cuando esté disponible.

Anexo 1: Criterios de evaluación utilizados actualmente para las propuestas RIT

1. Experiencia organizacional: Técnica (Puntos: 5)

1.1. ¿La declaración de misión de la organización es congruente con los objetivos y prioridades identificados para la región en el perfil del ecosistema?

1.2. ¿El solicitante presenta experiencia trabajando con posibles ONG socias, instituciones académicas, agencias gubernamentales locales y nacionales y donantes?

1.3. ¿Tiene la organización un programa de conservación o desarrollo existente en la región, demostrado por su duración y historial de apoyo de otros donantes?

2. Experiencia Organizacional: Gerencia (Puntos: 15)

2.1. ¿La organización demuestra experiencia en la gestión de programas de tamaño, escala y complejidad similares a los del equipo de implementación regional?

2.2. ¿Cuenta la organización con un sistema o metodología de seguimiento y evaluación que haya utilizado para gestionar sus propios programas o los de otros?

2.3. ¿Cuenta el solicitante con sistema financiero y administrativo comprobado?

2.4. ¿Ha gestionado la organización los elementos tanto técnicos como financieros de un programa de pequeñas subvenciones en el pasado? ¿Era este programa de un tamaño (p. ej., cantidad total de dinero, número total de subvenciones) y complejidad (p. ej., componentes técnicos y destinatarios)? ) que sea comparable a lo que emprenderá con el CEPF?

3. Personal (Puntos: 30)

3.1. ¿Propone el solicitante un plan de personal claro y viable, que incluya nombres, currículums, títulos de puestos, descripciones de puestos, nivel de esfuerzo, lugar de trabajo y líneas de autoridad jerárquicas?

3.2. ¿El solicitante presenta el nombre y el currículum de un líder de equipo único y dedicado, y esta persona tiene las habilidades/experiencia técnicas apropiadas y las habilidades/experiencia gerenciales apropiadas?

3.3. ¿Propone el solicitante, por nombre y currículum, personal que no sea el líder del equipo, y estas personas tienen las habilidades/experiencia técnicas adecuadas y las habilidades/experiencia gerenciales adecuadas?

3.4. ¿Los miembros propuestos del equipo tienen, individual o colectivamente, las habilidades lingüísticas necesarias para operar de manera efectiva en el hotspot?

3.5. ¿Propone el solicitante un plan para la contratación y/o movilización de personal "por determinar", incluidas las descripciones de los puestos, las cualificaciones laborales y el currículum vítae del personal de la organización del solicitante que desempeñará las funciones pertinentes mientras la contratación está pendiente?

4. Comprensión del perfil del ecosistema (Puntos: 5)

4.1. ¿Demuestra el solicitante su comprensión de las direcciones estratégicas en el perfil del ecosistema y las prioridades de inversión asociadas y los resultados, objetivos e indicadores (aparte de la dirección estratégica de RIT)?

4.2. ¿El solicitante analiza los diferentes desafíos de la conservación y el compromiso con la sociedad civil en los países del hotspot, demostrando una anticipación de los tipos de subvenciones que se financiarán, la viabilidad de los objetivos y la capacidad de los posibles beneficiarios?

4.3. ¿El solicitante describe cómo impulsará su propia estrategia organizacional sirviendo como la entidad líder del CEPF en la región y cómo esto ayudará a garantizar la sostenibilidad de los resultados más allá del período de implementación del CEPF?

5. Enfoque técnico propuesto (Puntos: 15)

5.1. ¿El solicitante aborda todos los componentes del RIT como se describe en los términos de referencia?

5.2. ¿El solicitante demuestra sus planes para trabajar con socios u organizaciones de la sociedad civil que tienen niveles de capacidad muy diferentes de un corredor o país a otro?

5.3. ¿Propone el solicitante un método para comunicar y coordinar de manera efectiva la oportunidad de financiamiento, los resultados y las lecciones aprendidas?

5.4. ¿Propone el solicitante un sistema para solicitar propuestas de proyectos que se ajusten a la estrategia descrita en el perfil del ecosistema y establece un proceso de revisión eficaz y transparente para evaluar estas solicitudes?

5.5. ¿Propone el solicitante un sistema para monitorear y evaluar proyectos individuales y ayudar a monitorear el desempeño general de la cartera?

5.6 ¿Propone el solicitante un sistema para otorgar y administrar directamente todas las pequeñas subvenciones para la sociedad civil de hasta US$20,000?

6. Enfoque técnico propuesto (Puntos: 25)

6.1. ¿Demuestra el solicitante su comprensión de los requisitos legales para otorgar subvenciones en los países del hotspot, emplear personas o contratar organizaciones en estos países y las restricciones cambiarias?

6.2. ¿Tiene el solicitante roles administrativos/financieros definidos que demuestren una segregación de funciones y un gráfico que indique la estructura de liderazgo y empleados de la organización?

6.3. ¿Propone el solicitante un método para rastrear, registrar y contabilizar los fondos recibidos y desembolsados, y propone un método para completar regularmente las conciliaciones del dinero recibido y desembolsado en comparación con los estados de cuenta bancarios?

6.4. ¿Propone el solicitante un sistema de controles internos y criterios objetivos que guíen la revisión de las solicitudes de pago y otras facturas, el mantenimiento sistemático de registros y las salvaguardas contra el fraude y la malversación?

7. Enfoque técnico propuesto (Puntos: 5)

7.1. ¿El presupuesto está completo y dentro del monto asignado mencionado en la solicitud de propuestas?

7.2. ¿Todos los costos están matemáticamente justificados a través de la presentación clara de costos unitarios, unidades totales y costos totales?

7.3. ¿Todos los costos unitarios, las unidades totales y los costos totales son apropiados en relación con las actividades técnicas y administrativas propuestas?

7.4. ¿Las tarifas unitarias propuestas están de acuerdo con las tarifas del mercado en la región?

7.5. Si el solicitante reclama costos indirectos, ¿muestra claramente la base de la solicitud y es diferente de cualquier costo directo enumerado anteriormente? ¿Proporciona el solicitante una explicación de cómo se ha determinado la tasa de costos indirectos (p. ej., promedios históricos, estados financieros auditados, contratos precedentes); y ¿proporciona el solicitante documentación de respaldo con su cuestionario financiero?

7.6. Si el solicitante propone trabajar solo en un subconjunto de los países elegibles, ¿el presupuesto total es proporcionalmente menor que la cantidad máxima permitida y esta cantidad está debidamente justificada?

Total: 100 Puntos

Estos términos de referencia fueron aprobados por el Consejo de Donantes en octubre de 2020.