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Close-up of purple flower.
Subtítulo: 
Flor en el Hotspot de Biodiversidad del Cerrado.
Créditos: 
© Aryanne Amaral

Si es un beneficiario del CEPF, el paso más importante para prepararse para administrar los requisitos financieros relacionados con su proyecto es revisar su acuerdo de subvención. (Si usted es un solicitante, puede revisar la versión modelo del acuerdo.) 

En el Anexo 1 de su acuerdo, encontrará las actividades del proyecto y el presupuesto aprobado por CEPF. Nuestros fondos solo se pueden utilizar para las actividades aprobadas y el alcance del proyecto.

A continuación, encontrará información y recursos adicionales para ayudarlo a navegar los requisitos del CEPF. ¡Prepararse ahora para organizar su documentación de respaldo lo ayudará a largo plazo!

Sabemos que esto puede parecer mucho, pero no se asuste. ¡Estamos aquí para ayudar! Su administrador de subvenciones está siempre disponible para responder sus preguntas. 

Curso de Formación en Línea Obligatorio

Solo para beneficiarios de subvenciones grandes. Si es un beneficiario de una pequeña subvención, pregunte a su equipo de implementación regional sobre los requisitos.

CEPF ha desarrollado una serie de videos para ayudar a los beneficiarios a comprender los requisitos financieros de su subvención. Cualquier persona de su organización que esté involucrada en la gestión financiera de la subvención y/o la implementación de actividades del proyecto financiadas por CEPF debe ver los videos a los que se puede acceder en YouTube a través de los enlaces a continuación.

Serie de videos de orientación para beneficiarios

Después de ver los videos, deberá realizar un cuestionario para verificar su conocimiento sobre las reglas y regulaciones del CEPF. CEPF no desembolsará pagos adicionales a su organización hasta que al menos una persona de su equipo de proyecto haya completado esta capacitación y haya aprobado el cuestionario al final.

Lo alentamos a que vuelva a visitar estos videos durante el plazo de su subvención si tiene preguntas específicas sobre un tema. Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, comuníquese con su administrador de subvenciones.

Cuestionario de orientación para beneficiarios

Haga clic aquí para tomar el cuestionario en línea.

Plantillas de informes

Las plantillas para informes comunes y seguimiento de gastos típicos se encuentran a continuación. Si su organización ya ha establecido procedimientos y requisitos de documentación, puede continuar usándolos, siempre que incluyan la información requerida.

Informe detallado de transacciones

Un informe de transacciones detallado, también conocido como informe de transacciones del libro mayor general, es una hoja de cálculo de Excel que realiza un seguimiento de los gastos incurridos en su proyecto CEPF para el período de informe específico. Apoya los informes financieros que los beneficiarios grandes envían a través de ConservationGrants enumerando los detalles de cada gasto en el que se incurrió durante el período de informe.

El informe detallado de transacciones debe presentarse al mismo tiempo que el informe financiero. Un cronograma típico es trimestral con informes que vencen 30 días después del final del trimestre el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Algunas subvenciones seguirán un cronograma diferente como se detalla en su acuerdo de subvención. 

Si su organización tiene un sistema de contabilidad automatizado, generará el informe a través de ese sistema. El seguimiento de la información manualmente también está bien.

Ya sea que esté utilizando un sistema de contabilidad automatizado o manual, el informe debe enviarse en una hoja de cálculo de Excel. Cada transacción debe incluir lo siguiente:

  • Fecha de la factura
  • Fecha de pago
  • Principales categorías de gastos del CEPF (que se encuentran en su informe financiero en línea) 
  • Beneficiario
  • Descripción del gasto
  • Tipo de cambio utilizado (si no está gestionando su proyecto en dólares estadounidenses)

Si le resulta útil, puede optar por utilizar una de las plantillas CEPF a continuación.

parte de horas

Según su acuerdo de subvención del CEPF, debe realizar un seguimiento del tiempo real que el personal de su organización dedica a trabajar en la subvención del CEPF. No se aprobarán estimaciones de tiempo o cargos de tiempo del personal basados ​​en el presupuesto. Si hay miembros del personal que trabajan a tiempo parcial en el proyecto del CEPF, sus hojas de horas deben incluir también a todos los donantes de los otros proyectos para los que están trabajando.

A continuación hay cuatro plantillas, que puede usar o modificar. También puede utilizar su propio formulario, siempre que contenga la misma información.

Libro de registro del vehículo

Los libros de registro de vehículos se utilizan para rastrear el uso de combustible y el mantenimiento de un vehículo que se utiliza para la subvención del CEPF. Los libros de registro del vehículo deben incluir:

  • Fecha de viaje
  • Ubicaciones de inicio y fin
  • Lectura de cuentakilómetros inicial y final
  • Distancia viajada
  • motivo del viaje
  • firma del viajero
  • Nombre del conductor

A continuación hay tres plantillas, que puede usar o modificar. También puede utilizar su propio formulario, siempre que contenga la misma información.

Subcontratos y subconcesiones (términos de flujo descendente)

Si tiene subcontratos (es decir, consultorías) y/o subvenciones secundarias en su presupuesto, deberá celebrar un acuerdo legalmente vinculante con esa persona u organización. Los subcontratistas y sub-beneficiarios deben cumplir con los mismos términos y condiciones definidos en el acuerdo de subvención del CEPF. 

Solicitamos que estos acuerdos incluyan los términos de flujo descendente del CEPF, la declaración de integridad y el código de ética. Puede encontrar estas cláusulas en su acuerdo de subvención. Incluyen la frase "El concesionario se compromete expresamente a incluir esta disposición en todos los subcontratos y subadjudicaciones emitidos en virtud de este Acuerdo". Comuníquese con su administrador de subvenciones para obtener una copia de las cláusulas necesarias.

Antes de emitir cualquier subdonación o subcontrato utilizando fondos del CEPF, los beneficiarios deben evaluar a sus sub-beneficiarios y proveedores de servicios y guardar los resultados de la evaluación como parte de la documentación de respaldo de la subvención. Como mínimo, los beneficiarios del CEPF deben verificar la identidad legal de los sub-beneficiarios y los proveedores de servicios y comparar esos nombres verificados, incluidos los nombres de los miembros de los órganos de gobierno respectivos y cualquier personal del proyecto, con las siguientes listas:

Diagrama de flujo de adquisiciones

Antes de comprar bienes o servicios con fondos del CEPF, revise cuidadosamente su acuerdo de subvención. Preste mucha atención a la Sección 7 ("Uso de fondos y recursos"), la Sección 11 ("Adquisición de bienes y servicios") y el Anexo 2 (la política de adquisiciones).

Una vez que se familiarice con la política de adquisiciones de su acuerdo de subvención, revise el presupuesto de su propuesta e identifique con su equipo todos los gastos de servicios o equipos iguales o superiores a US$5,000. Estos requerirán aprobación, así que planee con tiempo suficiente para seguir los procedimientos de adquisición adecuados.

Para obtener una guía paso a paso sobre adquisiciones, le recomendamos que utilice las pautas de adquisición de bienes o servicios, que incluyen plantillas, a continuación, que puede adaptar y usar.

Bienes

Orientación sobre adquisiciones
- Inglés (Excel - 23KB)
- Francés (Excel - 31KB)
- Indonesio (Excel - 23KB)
- Portugués (Excel - 31KB)
- Ruso (Excel - 29KB)
- Español (Excel - 23KB)

Código de Ética de CI
- Inglés (Palabra - 18 KB)
- Francés (Palabra - 20 KB)
- Indonesio (Palabra - 27 KB)
- Portugués (Palabra - 20 KB)
- Ruso (Palabra - 24 KB)
- Español (Palabra - 49 KB)

Declaración de integridad de la AFD
- Inglés (Palabra - 31 KB)
- Francés (PDF - 146KB)
- Portugués (Palabra - 33 KB)
- Ruso (Palabra - 29 KB)
- Español (Palabra - 28 KB)

Matriz de comparación de ofertas
- Inglés (Excel - 20KB)
- Francés (Excel - 20KB)
- Indonesio (Excel - 20KB)
- Portugués (Excel - 20KB)
- Ruso (Excel 12 KB)
- Español (Excel - 12KB)

Orden de Compra
- Inglés (Palabra - 474 KB)
- Francés (Palabra - 27 KB)
- Indonesio (Palabra - 18 KB)
- Portugués (Palabra - 26 KB)
- Ruso (Palabra - 18 KB)
- Español (Palabra - 17 KB)

Solicitud de Cotización
Inglés (Palabra - 48 KB)
- Francés (Palabra - 36 KB)
- Indonesio (Palabra - 35 KB)
- Portugués (Palabra - 35 KB)
- Ruso (Excel - 27KB)
- Español (Excel - 25KB)

Justificación de fuente única
- Inglés (Palabra - 101 KB)
- Francés (Palabra - 76.2 KB)
- Indonesio (Palabra - 35 KB)
- Portugués (Palabra - 75.9 KB)
- Ruso (Excel - 27KB)
- Español (Palabra - 99.2 KB)

Services

Orientación sobre adquisiciones
- Inglés (Excel - 23KB)
- Francés (Excel - 35KB)
- Indonesio (Excel - 26KB)
- Portugués (Excel - 32KB)
- Ruso (Excel - 34KB)
- Español (Excel - 24KB)

Código de Ética de CI
- Inglés (Palabra - 18 KB)
- Francés (Palabra - 20 KB)
- Indonesio (Palabra - 27 KB)
- Portugués (Palabra - 20 KB)
- Ruso (Palabra - 24 KB)
- Español (Palabra - 49 KB)

Declaración de integridad de la AFD
- Inglés (Palabra - 31 KB)
- Francés (PDF - 146KB)
- Portugués (Palabra - 33 KB)
- Ruso (Palabra - 29 KB)
- Español (Palabra - 28 KB)

Matriz de comparación de ofertas
- Inglés (Excel - 21KB)
- Francés (Excel - 20KB)
- Indonesio (Excel - 20KB)
- Portugués (Excel - 20KB)
- Ruso (Excel - 12KB)
- Español (Excel - 12KB)

Cláusulas de flujo descendente
- Inglés (Palabra - 38 KB)

Solicitud de propuestas
- Inglés (Palabra - 90 KB)
- Francés (Palabra - 64 KB)
- Indonesio (Palabra - 66 KB)
- Portugués (Palabra - 63 KB)
Ruso (Palabra - 54 KB)
- Español (Palabra - 52 KB)

Acuerdo de servicio
- Inglés (Palabra - 80 KB)

Justificación de fuente única
Inglés (Palabra - 48 KB)
Francés (Palabra - 35 KB)
Indonesio (Palabra - 35 KB)
Portugués (Palabra - 35 KB)
Ruso (Excel - 27KB)
Español (Excel - 25KB)

Si el proceso de adquisición no se realiza correctamente, es posible que CEPF no apruebe sus gastos. Por lo tanto, comuníquese con su administrador de subvenciones para que lo guíe. También puede consultar los siguientes diagramas.

Si usted es un beneficiario de una pequeña subvención, tenga en cuenta que se pueden aplicar requisitos adicionales para su punto de acceso. Comuníquese con su equipo de implementación regional para obtener más orientación.

Plantilla de justificación de fuente única

Las compras de bienes y servicios que igualen o superen los US$5,000 deben pasar por un proceso de licitación (explicado anteriormente). Sin embargo, en algunos casos excepcionales, estas compras pueden ser de un solo proveedor. En el raro caso de que no sea posible un proceso competitivo, su gasto debe ser aprobado por escrito por CEPF antes de la compra. Deberá enviar una justificación al CEPF para la selección de fuente única utilizando la plantilla a continuación. 

Recuerde que si no obtiene la aprobación por escrito antes de comprar un bien o servicio sobre la base de la selección de una fuente única, se declarará la desautorización.

Si usted es un beneficiario de una pequeña subvención, tenga en cuenta que se pueden aplicar requisitos adicionales para su punto de acceso. Comuníquese con su equipo de implementación regional para obtener más orientación.

Preguntas frecuentes

Si usted es un beneficiario de una pequeña subvención, considere la información a continuación como una guía general, pero solicite la confirmación de su equipo de implementación regional, ya que algunos procesos difieren de un punto crítico a otro.

Procura

¿Necesitamos optar por la oferta más barata de las tres o podemos proporcionar una justificación basada en otros factores?
CEPF espera que elija la mejor oferta en términos de calidad y precio; no necesariamente tiene que ser el más barato. Confiamos en su juicio. Por favor mantenga la justificación de su decisión en el archivo.

¿Es suficiente solicitar tres cotizaciones de precios o necesito obtener tres cotizaciones de precios?
Necesita obtener al menos tres cotizaciones de precios. Le sugerimos que solicite al menos cinco para asegurarse de obtener el mínimo requerido de tres cotizaciones relevantes.

Me gustaría firmar más de un contrato de consultoría bajo la misma subvención del CEPF con el mismo consultor. eso está permitido? 
Sí, sin embargo, la asignación, el alcance del trabajo y el período de ejecución no deben superponerse.

Como seguimiento a la pregunta anterior, si firmo más de un contrato con el mismo consultor bajo una subvención del CEPF y cada contrato es menos de US$5,000-pero el monto total combinado al consultor es igual o mayor a US$5,000-¿que necesito hacer?
En esta situación, deberá obtener al menos tres cotizaciones de los servicios requeridos antes de celebrar un acuerdo legalmente vinculante con el consultor seleccionado. 

Informes

¿Recibiré una respuesta del CEPF de que mi informe ha sido enviado (además de la respuesta automática de ConservationGrants)?
Solo recibirá una confirmación automática. Su gerente de subvenciones y/o director de subvenciones se comunicará con usted si se necesita información adicional o revisiones.

¿Puedo volver a los informes enviados y corregirlos si el período de informe ha pasado?
No. Corrija siempre un informe anterior incluyendo la corrección o aclaración en el informe actual. Una vez que se ha aprobado un informe, se bloquea para su edición.

¿Existe algún formato especial para los informes (financieros y de desempeño)?
Sí, los informes de subvenciones grandes se realizan a través de ConservationGrants. Una vez que su subvención esté activa, podrá acceder a su cronograma de informes a través de la misma información de inicio de sesión que utilizó para desarrollar su propuesta de proyecto.

Informe financiero

¿Cómo solicito un pago?
Para su pago inicial, CEPF liberará el monto definido en su acuerdo de subvención basado en su flujo de efectivo inicial aprobado en la sección denominada "pago" al recibir su acuerdo de subvención refrendado. Los pagos subsiguientes se realizarán de acuerdo con la sección de "pago" del acuerdo de subvención utilizando la casilla de gastos proyectados en su informe financiero.

¿Cómo se calcula mi pago?
En cada uno de sus informes financieros, hay un cuadro de "gastos proyectados" para ingresar la cantidad que estima gastar en los próximos meses. Los concesionarios que deben informar trimestralmente deben estimar los gastos para los siguientes cinco meses; aquellos con informes mensuales deben estimar para tres meses. Con esta información, el sistema calculará su pago en base a lo que usted nos comunicó que necesita, así como la cantidad que aún tiene en su cuenta bancaria. CEPF se reserva el derecho de reducir este monto antes de liberar el pago.

¿CEPF necesita ver los originales de todos los recibos?
Guarde siempre los originales en el archivo, pero no es necesario que los envíe al CEPF con sus informes, a menos que así lo requiera su acuerdo de subvención o su administrador de subvenciones. Si se solicitan o requieren recibos, las copias están bien. Los originales deben ponerse a disposición del CEPF durante las visitas al sitio o las auditorías.

¿Cómo debo administrar los tipos de cambio en los gastos de mi subvención CEPF?
Le sugerimos que utilice el mismo tipo de cambio con el que recibió su último pago. También puede seguir la política de su organización con respecto al tratamiento de los tipos de cambio, siempre que el método que utilice se mantenga constante durante el plazo de su subvención y que intercambie fondos a la mejor tasa disponible autorizada por las leyes y reglamentos aplicables.

¿Puedo transferir fondos entre líneas presupuestarias (p. ej., muebles a equipo) y dentro de las líneas presupuestarias (p. ej., vuelo a alojamiento)?
Puede transferir fondos de una partida de costo directo hasta el 15 por ciento del monto total de su subvención. Más allá de eso, incluida la revisión del elemento de línea de costos de apoyo a la gestión, debe solicitar la aprobación del director de la subvención y el CEPF deberá procesar una enmienda.

¿Qué sucede con los fondos que quedan en mi presupuesto de un año a otro?
Los fondos no gastados del año anterior se transfieren automáticamente al año actual. Si no pudo realizar una actividad durante un período, no perderá esos fondos y podrá gastar el dinero durante el próximo período. Asegúrese de comunicar cualquier retraso en su plan de proyecto a su director de subvenciones.

Si me cobraron comisiones bancarias, ¿dónde debo registrarlas?
Registre las tarifas bancarias en la línea presupuestaria "Comisiones bancarias y de seguros".

Cuando gasto menos de lo planeado para ciertas actividades, ¿puedo gastar esos fondos en otras actividades o diseñar nuevas actividades que estén en línea con los objetivos de mi proyecto?

Puede transferir fondos de partidas de costos directos hasta el 15 por ciento del monto total de su subvención. Si los fondos transferidos representan más del 15 por ciento, debe solicitar la aprobación de su director de subvenciones.

Si se aprueba, se procesará una enmienda. Notifique a su director de subvenciones si desea utilizar los fondos para nuevas actividades para asegurarse de que no requiera una modificación del marco lógico del proyecto.

¿Es posible utilizar los fondos de la subvención para un gasto excepcional relacionado con el proyecto pero que no estaba previsto como parte de la propuesta y el plan de trabajo?
Todos los fondos de la subvención deben utilizarse para las actividades y el presupuesto aprobado en su acuerdo de subvención. Si desea utilizar los fondos del CEPF para actividades no planificadas originalmente, necesitará la aprobación del CEPF antes de comenzar estas nuevas actividades. CEPF le informará si se requiere una enmienda a su acuerdo de subvención.

Auditoría

¿Mi auditoría está programada para una fecha apropiada?
Si debe presentar una auditoría institucional en virtud de su subvención, deberá hacerlo ante el CEPF dentro de los 120 días posteriores al final del año fiscal de su organización. Si esa fecha de vencimiento presenta dificultades para usted, comuníquese con su administrador de subvenciones para discutirlo.

¿Quién elige al auditor?
Si se requiere una auditoría del proyecto, el beneficiario seleccionará una firma de auditoría independiente, que luego será aprobada por el CEPF. Cada año, el auditor evaluará los gastos incurridos y las actividades realizadas como parte de la subvención.

¿CEPF tiene un formato preferido para la auditoría?
Para la auditoría institucional, CEPF prefiere recibir el documento en formato PDF. Para la auditoría del proyecto, revise y siga el "alcance del trabajo" adjunto a su acuerdo de subvención.

¿Es necesario certificar la auditoría?
Sí, la auditoría debe estar certificada, lo que significa que debe ser realizada por una firma de auditoría independiente y totalmente acreditada.

¿La auditoría debe realizarse solo sobre la rendición de cuentas del proyecto o sobre toda la organización?
Depende de su acuerdo de subvención, que debe especificar "auditoría de proyecto" o "auditoría de organización". Una auditoría de proyecto solo evaluará las transacciones relacionadas con la subvención del CEPF, mientras que la auditoría de la organización evaluará las transacciones de las actividades de toda la organización.

¿Deberían auditarse también los cofinanciamientos, sabiendo que esos fondos no necesariamente transitan por la cuenta de nuestro proyecto?
Para una auditoría institucional, automáticamente están sujetos a prueba. Las auditorías de proyectos no deben incluir cofinanciamiento.

Contacto

Si tiene preguntas sobre cualquiera de los puntos anteriores, comuníquese con su administrador de subvenciones.

Carolina Borek para:
- Cuenca mediterranea
- Montañas de Asia Central
- Punto de acceso múltiple

Annie Kaufman para:
- Bosques de Guinea de África Occidental
- Madagascar e Islas del Océano Índico

Priscila Oliveira para:
- Islas del Caribe
- Wallacea

florencia renedo para:
- Indo-Birmania
- Andes tropicales

Esta página fue creada para ayudar a los beneficiarios del CEPF a navegar por los requisitos financieros de su subvención. Si tiene comentarios sobre la utilidad y la claridad de la información anterior, envíelos a cepf@cepf.net. ¡Gracias!