Administrar los requisitos financieros de su subvención
Esta página se diseñó para los beneficiarios de grandes subvenciones en una zona prioritaria del CEPF. Si usted es beneficiario de una subvención R2C2, SGP o de una subvención pequeña, tenga en cuenta que podrían aplicarse requisitos diferentes o adicionales a su tipo de subvención. Para obtener más información, póngase en contacto con su gestor de subvenciones o con el equipo de implementación regional.
Si es un beneficiario del CEPF, el paso más importante para prepararse para administrar los requisitos financieros relacionados con su proyecto es revisar su acuerdo de subvención. (Si usted es un solicitante, puede revisar la versión modelo del acuerdoTenga en cuenta que podrían añadirse cláusulas adicionales a su acuerdo, dependiendo del donante que financie su proyecto.
En el Anexo 1 de su acuerdo, encontrará las actividades del proyecto y el presupuesto aprobados por CEPF. Los fondos de CEPF solo pueden utilizarse para las actividades y el alcance del proyecto aprobados.
A continuación, encontrará información y recursos adicionales para ayudarlo a navegar los requisitos del CEPF. ¡Prepararse ahora para organizar su documentación de respaldo lo ayudará a largo plazo!
- Plantillas para informes es posible que deba enviar
- Orientación sobre procedimientos de contratación
- Lo que usted necesita saber sobre subcontratos y subconcesiones
- Preguntas frecuentes
Sabemos que puede parecer abrumador, pero no se preocupe. ¡Estamos aquí para ayudarle! Su gestor de subvenciones siempre está disponible para responder a sus preguntas.
Curso de formación online
CEPF ha desarrollado videos para ayudar a los beneficiarios a comprender los requisitos financieros de su subvención. Cualquier persona de su organización involucrada en la gestión financiera de la subvención o en la implementación de las actividades del proyecto financiado por CEPF debe ver los videos, disponibles en YouTube a través de los enlaces que aparecen a continuación.
Serie de videos de orientación para beneficiarios
Lo alentamos a que vuelva a visitar estos videos durante el plazo de su subvención si tiene preguntas específicas sobre un tema. Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, comuníquese con su administrador de subvenciones.
Plantillas de informes financieros
A continuación encontrará plantillas para informes comunes y el seguimiento de gastos. Si su organización ya cuenta con procedimientos y requisitos de documentación establecidos, puede seguir utilizándolos, siempre que incluyan la información requerida.
Informe detallado de transacciones
Un informe detallado de transacciones —también conocido como informe de transacciones del libro mayor— es una hoja de cálculo de Excel que registra los gastos incurridos en su proyecto CEPF durante el período de informe específico. Este informe respalda los informes financieros que usted presentará a través de ConservationGrants, al detallar cada gasto incurrido durante dicho período.
Si su subvención lo requiere, deberá presentar el informe detallado de transacciones junto con el informe financiero. El calendario de presentación de informes de su subvención se encuentra en la sección «Informes» de su Acuerdo de Subvención.
Si su organización tiene un sistema de contabilidad automatizado, generará el informe a través de ese sistema. El seguimiento de la información manualmente también está bien.
Ya sea que esté utilizando un sistema de contabilidad automatizado o manual, el informe debe enviarse en una hoja de cálculo de Excel. Cada transacción debe incluir lo siguiente:
- Fecha de la factura
- Fecha de pago (que debe estar dentro del período de informe que se está revisando)
- Principales categorías de gastos del CEPF (que se encuentran en su informe financiero en línea)
- Beneficiario
- Descripción del gasto
- Tipo de cambio utilizado (si no está gestionando su proyecto en dólares estadounidenses)
- Cantidad en USD
CEPF considera como fecha de pago la fecha en que el dinero salió de su cuenta. Puede ocurrir que la fecha de pago de un gasto corresponda al trimestre siguiente, aunque se trate de un gasto del trimestre actual. Por favor, tenga siempre en cuenta la fecha de pago al presentar los informes para determinar a qué trimestre corresponde informar.
Si le resulta útil, puede optar por utilizar una de las plantillas CEPF a continuación.
Formulario de enajenación de activos
parte de horas
Según su acuerdo de subvención del CEPF, debe realizar un seguimiento del tiempo real que el personal de su organización dedica a trabajar en la subvención del CEPF. No se aprobarán estimaciones de tiempo o cargos de tiempo del personal basados en el presupuesto. Si hay miembros del personal que trabajan a tiempo parcial en el proyecto del CEPF, sus hojas de horas deben incluir también a todos los donantes de los otros proyectos para los que están trabajando.
A continuación encontrará plantillas que puede usar o modificar. También puede usar su propio formulario, siempre que contenga la misma información.
- Inglés, Ejemplo 1 (Excel - 415KB)
- Inglés, Ejemplo 2 (Excel - 48KB)
- Inglés, Ejemplo 3 (Excel - 247KB)
- Inglés, Ejemplo 4 (Excel - 50KB)
- Francés, Ejemplo 1 (Excel - 22KB)
- Español, Ejemplo 1 (Excel - 16KB)
Libro de registro del vehículo
Los libros de registro de vehículos se utilizan para rastrear el uso de combustible y el mantenimiento de un vehículo que se utiliza para la subvención del CEPF. Los libros de registro del vehículo deben incluir:
- Fecha de viaje
- Ubicaciones de inicio y fin
- Lectura de cuentakilómetros inicial y final
- Distancia viajada
- motivo del viaje
- firma del viajero
- Nombre del conductor
A continuación hay tres plantillas, que puede usar o modificar. También puede utilizar su propio formulario, siempre que contenga la misma información.
- Inglés, Ejemplo 1 (Excel - 18 KB)
- Inglés, Ejemplo 2 (Excel - 18 KB)
Si tiene alguna pregunta sobre las plantillas existentes que su organización desee utilizar o adaptar para el proyecto CEPF, compártala con su gestor de subvenciones antes de utilizarlas.
Subcontratos y Subsubvenciones
Términos de flujo descendente
Si tiene subcontratos (es decir, consultorías) y/o subvenciones secundarias en su presupuesto, deberá celebrar un acuerdo legalmente vinculante con esa persona u organización. Los subcontratistas y sub-beneficiarios deben cumplir con los mismos términos y condiciones definidos en el acuerdo de subvención del CEPF.
Estos acuerdos deben incluir las condiciones de transferencia de fondos del CEPF, la declaración de integridad (para subvenciones financiadas por la AFD) y el código de conducta. Puede encontrar estas cláusulas en su Acuerdo de Subvención. Comuníquese con su gestor de subvenciones para obtener una copia de las cláusulas necesarias.
Control de seguridad
Antes de emitir cualquier subdonación o subcontrato utilizando fondos del CEPF, los beneficiarios deben evaluar a sus sub-beneficiarios y proveedores de servicios y guardar los resultados de la evaluación como parte de la documentación de respaldo de la subvención. Como mínimo, los beneficiarios del CEPF deben verificar la identidad legal de los sub-beneficiarios y los proveedores de servicios y comparar esos nombres verificados, incluidos los nombres de los miembros de los órganos de gobierno respectivos y cualquier personal del proyecto, con las siguientes listas:
- Departamento del Tesoro de EE. UU. – Lista de personas bloqueadas y nacionales especialmente designados (SDN)
- Lista consolidada del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas
- Lista de sanciones de la Unión Europea
- Ministerio de Economía de Francia
Política de adquisiciones
Antes de adquirir bienes o servicios con fondos del CEPF, revise detenidamente su Acuerdo de Subvención. Preste especial atención a las secciones "Uso de fondos y recursos" y "Adquisición de bienes y servicios", así como al Anexo 2 (la política de adquisiciones).
Una vez que se familiarice con la política de adquisiciones, revise el presupuesto de su propuesta e identifique con su equipo todos los gastos de servicios o equipos iguales o superiores a US$10,000. Si no se aprobaron durante la fase de propuesta, o si no se conocen por su nombre antes de la contratación, requerirán aprobación, así que planifique con suficiente antelación para seguir los procedimientos de adquisición adecuados.
Para obtener una guía paso a paso sobre adquisiciones, le recomendamos que utilice las pautas de adquisición de bienes o servicios, que incluyen plantillas, a continuación, que puede adaptar y usar.
Productos y Servicios
Orientación sobre adquisiciones
- Inglés (Excel - 23KB)
- Francés (Excel - 31KB)
- Indonesio (Excel - 23KB)
- Portugués (Excel - 31KB)
- ruso (Excel - 29KB)
- Español (Excel - 23KB)
Declaración de integridad de la AFD
- Inglés (Palabra - 31 KB)
- Francés (PDF - 146KB)
- Portugués (Palabra - 33 KB)
- ruso (Palabra - 29 KB)
- Español (Palabra - 28 KB)
Matriz de comparación de ofertas
- Inglés (Excel - 20KB)
- Francés (Excel - 20KB)
- Indonesio (Excel - 20KB)
- Portugués (Excel - 20KB)
- ruso (Excel 12 KB)
- Español (Excel - 12KB)
Orden de Compra
- Inglés (Palabra - 474 KB)
- Francés (Palabra - 27 KB)
- Indonesio (Palabra - 18 KB)
- Portugués (Palabra - 26 KB)
- ruso (Palabra - 18 KB)
- Español (Palabra - 17 KB)
Solicitud de Cotización
- Inglés (Palabra - 48 KB)
- Francés (Palabra - 36 KB)
- Indonesio (Palabra - 35 KB)
- Portugués (Palabra - 35 KB)
- ruso (Excel - 27KB)
- Español (Excel - 25KB)
Solicitud de propuestas
- Inglés (Palabra - 90 KB)
- Francés (Palabra - 64 KB)
- Indonesio (Palabra - 66 KB)
- Portugués (Palabra - 63 KB)
- ruso (Palabra - 54 KB)
- Español (Palabra - 52 KB)
Si el proceso de adquisición no se realiza correctamente, CEPF podría no aprobar sus gastos. Por lo tanto, comuníquese con su gestor de subvenciones para que le guíe antes de comenzar el proceso. También puede consultar los diagramas a continuación.
- Proceso de Adquisición de Equipos, Inglés (PDF - 73KB)
- Proceso de Contratación de Servicios, Inglés (PDF - 118 KB)
Plantilla de justificación de fuente única
Las compras de bienes y servicios que igualen o superen los US$10,000 deben pasar por un proceso de licitación (explicado anteriormente). Sin embargo, en algunos casos excepcionales, estas compras pueden ser de un solo proveedor. En el raro caso de que no sea posible un proceso competitivo, su gasto debe ser aprobado por escrito por CEPF antes de la compra. Deberá enviar una justificación al CEPF para la selección de fuente única utilizando la plantilla a continuación.
Recuerde que si no obtiene la aprobación por escrito antes de comprar un bien o servicio sobre la base de la selección de una fuente única, se declarará la desautorización.
- Inglés (Palabra - 48 KB)
- Francés (Palabra - 35 KB)
- Indonesio (Palabra - 35 KB)
- Portugués (Palabra - 35 KB)
- ruso (Excel - 27KB)
- Español (Excel - 25KB)
Plantilla de auditoría de proyectos
- Inglés (Palabra - 35 KB)
Preguntas frecuentes
Contratación
¿Necesitamos optar por la oferta más barata de las tres o podemos proporcionar una justificación basada en otros factores?
CEPF espera que elija la mejor oferta en términos de calidad y precio; no necesariamente tiene que ser el más barato. Confiamos en su juicio. Por favor mantenga la justificación de su decisión en el archivo.
¿Es suficiente solicitar tres cotizaciones de precios o necesito obtener tres cotizaciones de precios?
Necesita obtener al menos tres cotizaciones de precios. Le sugerimos que solicite al menos cinco para asegurarse de obtener el mínimo requerido de tres cotizaciones relevantes.
Me gustaría firmar más de un contrato de consultoría bajo la misma subvención del CEPF con el mismo consultor. eso está permitido?
Sí, sin embargo, la asignación, el alcance del trabajo y el período de ejecución no deben superponerse.
Como seguimiento a la pregunta anterior, si firmo más de un contrato con el mismo consultor bajo una subvención del CEPF y cada contrato es menos de US$10,000-pero el monto total combinado al consultor es igual o mayor a US$10,000-¿que necesito hacer?
En esta situación, deberá obtener al menos tres presupuestos para los servicios requeridos antes de formalizar un acuerdo legalmente vinculante con el consultor seleccionado. Esto podría constituir una continuación del trabajo, en cuyo caso se permitiría la contratación de un único proveedor. Para obtener más información, póngase en contacto con su gestor de subvenciones.
Informes
¿Recibiré una respuesta del CEPF de que mi informe ha sido enviado (además de la respuesta automática de ConservationGrants)?
Solo recibirá una confirmación automática. Su gestor o director de subvenciones se pondrá en contacto con usted si se necesita información adicional o alguna modificación.
¿Puedo volver a los informes enviados y corregirlos si el período de informe ha pasado?
No. Corrija siempre un informe anterior incluyendo la corrección o aclaración en el informe actual. Una vez que se ha aprobado un informe, se bloquea para su edición.
¿Existe algún formato especial para los informes (financieros y de desempeño)?
Sí, los informes de subvenciones grandes se realizan a través de ConservationGrants. Una vez que su subvención esté activa, podrá acceder a su cronograma de informes a través de la misma información de inicio de sesión que utilizó para desarrollar su propuesta de proyecto.
Informe financiero
¿Cómo solicito un pago?
Para su primer pago, CEPF desembolsará el importe estipulado en su convenio de subvención, en la sección denominada «pago», una vez recibido el convenio firmado por ambas partes. Los pagos posteriores se efectuarán de acuerdo con la sección «pago» del convenio de subvención, utilizando la casilla de gastos previstos en su informe financiero.
¿Cómo se calcula mi pago?
En cada uno de sus informes financieros, encontrará una casilla de “gastos proyectados” donde deberá indicar el monto estimado para los próximos meses. Los beneficiarios que deben presentar informes trimestrales deberán estimar sus gastos para los próximos cinco meses; quienes presenten informes mensuales deberán estimar los suyos para los próximos tres meses. Con esta información, el sistema calculará su pago en función de sus necesidades y del saldo disponible en su cuenta bancaria (Gastos proyectados - Efectivo disponible = Monto de pago sugerido). CEPF se reserva el derecho de reducir este monto antes de efectuar el pago.
¿CEPF necesita ver los originales de todos los recibos?
Siempre conserve los originales en sus archivos, pero no es necesario que los envíe a CEPF con sus informes a menos que así lo exija su acuerdo de subvención o su administrador de subvenciones. Si se solicitan o requieren recibos, las copias son suficientes. Los originales deben estar disponibles para CEPF durante las visitas o auditorías.
¿Cómo debo administrar los tipos de cambio en los gastos de mi subvención CEPF?
Le sugerimos que utilice el mismo tipo de cambio con el que recibió su último pago. También puede seguir la política de su organización con respecto al tratamiento de los tipos de cambio, siempre que el método que utilice se mantenga constante durante el plazo de su subvención y que intercambie fondos a la mejor tasa disponible autorizada por las leyes y reglamentos aplicables.
¿Puedo transferir fondos entre líneas presupuestarias (p. ej., muebles a equipo) y dentro de las líneas presupuestarias (p. ej., vuelo a alojamiento)?
Puede transferir fondos de una partida de costos directos hasta un 15 % del monto total de su subvención. Si excede este límite, incluyendo la modificación de la partida de costos de apoyo a la gestión, deberá solicitar la aprobación de su Director de Subvención, y CEPF deberá tramitar una enmienda.
¿Qué sucede con los fondos que quedan en mi presupuesto de un año a otro?
Los fondos no utilizados del año anterior se transfieren automáticamente al año en curso. Si no pudo realizar una actividad durante un período, no perderá esos fondos y podrá utilizarlos durante el siguiente. Asegúrese de comunicar cualquier retraso en su plan de proyecto a su director de subvenciones.
Si me cobraron comisiones bancarias, ¿dónde debo registrarlas?
Registre las tarifas bancarias en la línea presupuestaria "Comisiones bancarias y de seguros".
Cuando gasto menos de lo planeado para ciertas actividades, ¿puedo gastar esos fondos en otras actividades o diseñar nuevas actividades que estén en línea con los objetivos de mi proyecto?
Puede transferir fondos de partidas de costos directos hasta el 15 por ciento del monto total de su subvención. Si los fondos transferidos representan más del 15 por ciento, debe solicitar la aprobación de su director de subvenciones.
De aprobarse, se tramitará una modificación. Si desea utilizar los fondos para nuevas actividades, notifique a su director de subvenciones para asegurarse de que no sea necesario modificar el marco lógico del proyecto.
¿Es posible utilizar los fondos de la subvención para un gasto excepcional relacionado con el proyecto pero que no estaba previsto como parte de la propuesta y el plan de trabajo?
Todos los fondos de la subvención deben utilizarse para las actividades y el presupuesto aprobado en su acuerdo de subvención. Si desea utilizar los fondos del CEPF para actividades no planificadas originalmente, necesitará la aprobación del CEPF antes de comenzar estas nuevas actividades. CEPF le informará si se requiere una enmienda a su acuerdo de subvención.
Auditoría
¿Quién elige al auditor?
Si se requiere una auditoría del proyecto, el beneficiario seleccionará una firma de auditoría independiente, que luego será aprobada por el CEPF. Cada año, el auditor evaluará los gastos incurridos y las actividades realizadas como parte de la subvención.
¿CEPF tiene un formato preferido para la auditoría?
Para la auditoría institucional, CEPF prefiere recibir el documento en formato PDF. Para la auditoría del proyecto, revise y siga el "alcance del trabajo" adjunto a su acuerdo de subvención. Si necesita una plantilla para la auditoría del proyecto, encontrará una en esta página.
¿Es necesario certificar la auditoría?
Sí, la auditoría debe estar certificada, lo que significa que debe ser realizada por una firma de auditoría independiente y totalmente acreditada.
¿La auditoría debe realizarse solo sobre la rendición de cuentas del proyecto o sobre toda la organización?
Depende de su acuerdo de subvención, que debe especificar "auditoría de proyecto" o "auditoría de organización". Una auditoría de proyecto solo evaluará las transacciones relacionadas con la subvención del CEPF, mientras que la auditoría de la organización evaluará las transacciones de las actividades de toda la organización.
¿Deberían auditarse también los cofinanciamientos, sabiendo que esos fondos no necesariamente transitan por la cuenta de nuestro proyecto?
Para una auditoría institucional, automáticamente están sujetos a prueba. Las auditorías de proyectos no deben incluir cofinanciamiento.
Contacto
Si tiene alguna pregunta sobre cualquiera de los puntos anteriores, póngase en contacto con su gestor de subvenciones.
Annie Kaufman por:
- Madagascar e Islas del Océano Índico
- Bosques de Guinea de África Occidental
Carolina Borek por:
- Bosques costeros de África Oriental
- Islas de Melanesia Oriental
- Montañas de Asia Central
cristian lópez por:
- Andes tropicales
- Cuenca mediterranea
Mihanta Bakoliarimisa por:
-Madagascar y las islas del Océano Índico
Priscila Oliveira por:
- Islas del Caribe
- Cerrado
Samón somalí por:
- Indo-Birmania
- Wallacea
Gabriela Benito por:
- Respuesta rápida ante crisis de conservación (R2C2)
Alba Lucia Roncancio por:
- Programa de Pequeñas Subvenciones del GEF (SGP)
Esta página se creó para ayudar a los beneficiarios de CEPF a comprender los requisitos financieros de su subvención. Si tiene comentarios sobre la utilidad y claridad de la información anterior, envíelos a su gestor de subvenciones o a cepf@cepf.net. ¡Gracias!