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Dos hombres, cada uno en un escritorio, con montones de dinero y papeleo.
© Conservación Internacional/foto de Gina Buchanan

10 consejos para administrar su subvención CEPF

Preparación para los requisitos financieros

In English: 10 consejos para administrar su subvención CEPF

En français : 10 conseils pour bien gérer votre subvention du CEPF

Em português: Dez dicas para administrar su Subvenção da Subvenção do CEPF

¡Felicitaciones por recibir su subvención CEPF! Ahora comienza el trabajo. Sin embargo, eso no solo significa su trabajo de conservación en el terreno. Además de Equipo de implementación regional del CEPF en el hotspot de biodiversidad donde trabaja, tendrá dos contactos principales en la Secretaría del CEPF: un director de subvenciones y un administrador de subvenciones.

Para subvenciones grandes, el director de subvenciones supervisa la parte técnica y práctica de su proyecto, mientras que el administrador de subvenciones se asegura de que esté usando el dinero que CEPF le está dando de acuerdo con los términos del acuerdo que firmó.

“Los beneficiarios tienden a prestar mucha más atención a los requisitos técnicos que a los requisitos financieros”, dijo Eric Ramarijaona, Gerente de Subvenciones. “Sin embargo, ambos son importantes y deben ponderarse de la misma manera”.

Para ayudarlo a prepararse para administrar los requisitos financieros de su subvención, aquí hay 10 consejos de Ramarijaona y otros administradores de subvenciones del CEPF.

1. Lea su acuerdo de subvención. 

Esto puede parecer obvio, pero el consejo número uno que dan todos los administradores de subvenciones es revisar el acuerdo. Es cierto que no son las 30 páginas más emocionantes de leer, pero el documento contiene información que es crítica para su subvención. 

A veces, el asesor legal de su organización puede haber revisado el documento, pero es importante que todos los involucrados en el proyecto comprendan la información. 

“Los requisitos deben llegar a las personas en el campo y a quienes realizan el trabajo diario”, dijo la gerente de subvenciones, Deborah Miller. “Estas son las personas que deben conocer los entresijos del contrato y cómo manejar las diversas situaciones que enfrentarán”.

2. Asistir a una llamada de orientación. 

Dentro de los tres meses posteriores a la firma del acuerdo de subvención, se le invitará a una "orientación para nuevos concesionarios", que se ofrece en varios idiomas. Si está confundido o no tiene claro algo en el acuerdo de subvención, esta llamada es el momento perfecto para obtener respuestas a sus preguntas.

“Algunos donatarios piensan que asistir a la convocatoria es solo por cumplimiento, pero en realidad es muy importante porque reiteramos los puntos del acuerdo”, dijo la Gerente de Donaciones Florencia Renedo.

En lugar de que solo una persona represente a su organización, anime a todo su equipo a unirse a la llamada. 

Si no se siente cómodo haciendo preguntas durante la sesión, programe una llamada telefónica de seguimiento con su administrador de subvenciones. 

“Nos complace hablar con usted para responder preguntas específicas”, dijo Renedo. “Nos ahorrará tiempo a ambos a largo plazo”.

3. Aprovecha nuestras plantillas. 

CEPF requiere que realice un seguimiento de muchos detalles de cómo utiliza los fondos. Si su organización no tiene estos formularios ya creados, tenemos plantillas que puede usar.

Una de las plantillas más importantes para usar como guía es la de los informes detallados de transacciones. “Ese es un muy buen ejemplo de lo que queremos ver cuando un beneficiario presenta ese informe”, dijo Miller.

Si necesita una plantilla en otro idioma, consulte con su equipo de implementación regional; es posible que tengan una para enviarle.

4. ¡Preste especial atención a las compras! 

Este es el componente del acuerdo de subvención que suele causar más problemas a los beneficiarios. 

Las políticas de adquisición ayudan a los concesionarios a asegurarse de que los bienes y servicios de $5,000 o más (y vehículos a cualquier precio) provengan de proveedores de buena reputación y cuyos precios sean competitivos. (En la Secretaría del CEPF, también tenemos que seguir los procedimientos de adquisición). Los requisitos del CEPF se describen en el Anexo 2 de su acuerdo de subvención.

5. Antes de comenzar su proyecto, elabore un plan de procedimientos financieros. 

¿Vas a hacer tus propias finanzas? ¿Si es así, cómo? ¿Usarás Excel? ¿Un sistema de contabilidad? ¿O contratará a un tercero?

Si solo una persona tiene el control de las finanzas, podría haber mala gestión o fraude. Por lo tanto, requerimos que los concesionarios tengan un sistema de varias personas. Debe haber una línea clara entre quién solicita un pago, quién lo aprueba y quién emite el cheque.

Ramarijaona recomendó contar con procedimientos escritos. “He visto algunos muy simples”, dijo. “Por ejemplo, 'Esta persona escribe cheques en este día' o, 'Si necesita un anticipo de viaje, envíe su solicitud con la documentación de respaldo correspondiente a contabilidad dos semanas antes del viaje'. Ese tipo de cosas.

Si su organización ya cuenta con sistemas y políticas, aún querrá asegurarse de que se apliquen de manera consistente en toda su organización y que se alineen con los requisitos de CEPF.

6. Cree también un plan de procedimientos de documentación.

“Siempre hay que poder explicar cómo se relaciona el gasto con el proyecto. Siempre piense en eso en el lado de la documentación de respaldo”, dijo Priscila Borba, Gerente de Subvenciones. “Desafortunadamente, si no tenemos una imagen completa de por qué y cómo se gastó el dinero, tendremos que anular los costos”.

En algunos casos, la documentación puede requerir un poco de creatividad. “Con los fondos del CEPF, vemos todo tipo de documentos”, agregó.

Por ejemplo, si viaja en bote en un área remota y se queda sin combustible, es posible que deba comprar combustible al costado de la carretera. Es útil pensar en cómo documentará esa transacción con anticipación, tal vez pidiéndole al vendedor que firme un recibo escrito a mano y proporcione su número de teléfono.

7. Al informar, proporcione detalles.

“Siempre les digo a mis beneficiarios que, cuando se trata de informes, nunca hay demasiada información que puedan enviarme”, dijo Miller. "Quiero todo lo que tiene porque cuanta más información proporcione, menos preguntas tendré y más rápido se procesará su pago".

Por ejemplo, no escriba simplemente "papel higiénico" como un gasto. ¿El papel higiénico era para tu oficina o para un campamento en medio del bosque? Puede que no parezca importante, pero los detalles le brindan a su administrador de subvenciones el contexto necesario, ayudándolo a sentirse seguro al aprobar el gasto.

8. Para determinar si un gasto puede ser cargado al CEPF, considere tres palabras importantes. 

¿Fue el costo razonable, asignable y permisible? Eso es lo que buscan los administradores de subvenciones del CEPF cuando aprueban sus gastos. 

“'Razonable' significa que alguien más habría hecho una compra similar a la suya si estuviera en la misma situación”, dijo Borba. 

CEPF normalmente no aprobaría el precio de una habitación de hotel de lujo como parte de los gastos de un proyecto, por ejemplo. Sin embargo, ¿qué pasaría si estuviera evitando un huracán cercano y ese hotel fuera el único lugar donde pudiera quedarse? “Eso sería razonable”, dijo Borba. “Hubiera hecho lo mismo en esa situación”.

Un gasto es "admisible" si es elegible según los términos de su acuerdo de subvención. CEPF no permite que nuestros fondos se utilicen para la capitalización de fondos fiduciarios, la remoción o alteración de cualquier propiedad cultural física, la compra de terrenos o la reubicación de personas.

Los gastos se consideran "asignables" si están incluidos en su propuesta de presupuesto aprobada. Si tiene más de un donante, deberá tener especial cuidado de que los gastos que nos cobra estén claramente vinculados a su subvención del CEPF. Por ejemplo, si está realizando un taller relacionado con su proyecto, los gastos asociados pueden cargarse al CEPF. Sin embargo, si al día siguiente del taller tomas un taxi para visitar a otro donante, no puedes cobrar ese viaje a CEPF.
“Nos complace pagar los costos permitidos, pero debe poder mostrar cómo y por qué”, dijo Borba. “Si no está claramente relacionado con el proyecto, no puedes cobrarlo”.

9. Obtenga la aprobación de los cambios en su proyecto de antemano. 

A veces, las realidades de un proyecto no se ajustan a la propuesta original del proyecto. Los directores y administradores de subvenciones del CEPF entienden esto y pueden trabajar con usted para hacer los ajustes necesarios. Sin embargo, es imperativo que tan pronto como se dé cuenta de que su proyecto necesita ser modificado, se comunique con ellos. 

Cualquier cambio sustancial debe ser aprobado antes de que se realice. “Si hay cambios que desea realizar en su proyecto, hable con nosotros de antemano”, dijo Miller. “De lo contrario, tiene una propuesta de presupuesto que no refleja los costos reales en los que incurre y eso no será aceptable”.

Si cambia más del 15 por ciento del presupuesto original de su proyecto, se requiere una "realineación del presupuesto" con anticipación; de lo contrario, no se aprobarán los gastos relacionados con este cambio de presupuesto. 

10. No dude en ponerse en contacto con su administrador de subvenciones. 

Su administrador de subvenciones está disponible para ayudarlo siempre que necesite claridad. Póngase en contacto con ellos por correo electrónico, teléfono o Skype. “Si los beneficiarios no están 100 por ciento seguros de si pueden adquirir algo o contratar a alguien que no estaba en la propuesta, siempre pueden preguntar”, dijo Renedo. “Es mucho mejor ponerse en contacto con nosotros antes de cometer un error”.